Planeación y Presupuesto Financiero

OBJETIVO DEL MODULO “PLANEACION FINANCIERA”

1. Elaborar y monitorear Planes financieros de las entidades, cuyo horizonte es de mediano y largo plazo (tres o más años), usa la propia metodología de cálculo de la organización en cuanto a formulas de cálculo y nivel de detalle establecidos. Esta es una herramienta de uso de la alta gerencia y consejos administrativos ya que es un instrumento primordialmente estratégico.
2. Permite elaborar y monitorear el presupuesto financiero cuya vigencia es de doce meses calendario y se constituye una herramienta eminentemente operativa para la alta gerencia y mandos medios.
3. Permite definir y controlar el flujo de efectivo de la institución (incluye oficina matriz y agencias), este trabajo es esencialmente operativo.

En la parte presupuestaria, este componente del sistema, permite elaborar el presupuesto de todas las oficinas de la organización, tomando como base el balance del último mes del ejercicio anterior; el uso consecutivo del sistema, provoca una retroalimentación de datos que son usados en la preparación de nuevos presupuestos; mientras el sistema cuente con más información histórica, el determinar los supuestos para un nuevo presupuesto será cada vez más fácil (en el caso que se use la técnica presupuestaria incremental).

CARACTERISTICAS DEL MODULO “PRESUPUESTO FINANCIERO

Entre las características más importantes de este componente podemos mencionar:

1. El sistema, al estar desarrollado para trabajar en ambiente web, le permite gestionar la elaboración del presupuesto, incluyendo a todos los actores en su elaboración (gerencias medias, jefes departamentales, jefes de agencia, etc.) asignándoles a cada uno las tareas de análisis e ingreso de datos que les corresponde.
2. Permite el trabajo en modo remoto desde cada una de las oficinas (agencias / sucursales) de la organización, para lo cual se asignan permisos en relación a las competencias de cada usuario del sistema.
3. Se ajusta a la metodología de presupuesto utilizado por la organización mediante el uso de parámetros, el sistema le permite configurar todas las variables para el ingreso de los valores y porcentajes requeridos en cada producto e ítem del presupuesto.
4. Con el objeto de facilitar aun más el seguimiento y control presupuestario, el sistema le permite ingresar anexos relacionados a una cantidad determinada en el presupuesto para una oficina y periodo específico; esta información puede ser obtenida posteriormente a manera de reporte consolidado por oficina y producto del presupuesto. Ejemplo: Detalle del presupuesto de adquisiciones en el que se detalla el valor que invierte en computadores, impresoras, servidores, escritorios, calculadoras, etc. El mismo criterio se puede aplicar para el presupuesto de publicidad, gasto de RRHH, etc.
5. Incluye un importante grupo de reportes y gráficos que le permiten cumplir con los requerimientos del organismo de control y facilitar el seguimiento de todas las cuentas del presupuesto en cada una de las oficinas incluida en su elaboración. Entre los más importantes tenemos:
6. Balance  general  proyectado.Incluye las cuentas de balance de cada uno de los periodos incluido en el presupuesto. Este reporte se lo puede obtener por oficina o en forma consolidada.
7. Estado de resultados  proyectado. Incluye las cuentas de ingreso y gasto de cada uno de los periodos incluido en el presupuesto. Este reporte se lo puede obtener por oficina o en forma consolidada.
8. Flujo de Caja (Estado de fuentes y usos.) A base de la configuración de este reporte se puede determinar los montos disponibles para créditos, la reserva de liquidez requerida y el saldo disponible en cada periodo (mes y año) y oficina del presupuesto.
9. Evaluación de Indicadores. Tomando la información del presupuesto, el sistema permite construir los indicadores que la organización considere necesarios para evaluar cada periodo del presupuesto; además le permite relacionar un SCORE a cada indicador con el propósito de graficar el resultado a manera de semáforos.
10. Evaluación y Seguimiento. Para cada cuenta contable del presupuesto, el sistema le permite representar gráficamente la secuencia del presupuesto versus la ejecución de la misma, tomando como base los balances históricos de cada oficina; además, le informa el porcentaje de desviación.
11. Gráficos de Tendencias. Como complemento al reporte anterior, el sistema le permite apreciar gráficamente la línea del presupuesto en comparación con su similar de uno o más ejercicios anteriores. Esta grafica es importante ya que nos permite apreciar la diferencia entre los ocurrido en ejercicios anteriores.
12. Incluye un modulo financiero que le permite procesar los Estados financieros y balances de comprobaciónde todas las oficinas a través de archivos planos en formato Excel. No necesita digitar la información ya que existen funciones para evaluar, procesar y almacenarlos datos de todas las oficinas en un solo proceso.
13. Como complemento al modulo financiero, el sistema le permite construir, evaluar y graficar indicadores financieros, construidos a la medida, logrando comparar resultados entre las distintas oficinas en uno o varios periodos.

CARACTERISTICAS  FUNCIONALES

El sistema está construido con una interface gráfica para ambiente Web; entre las características más relevantes del producto podemos mencionar las siguientes:

1. Desarrollado para plataforma Web, acceso remoto con identificación de usuario y contraseña dentro de una Intranet propia de la organización.
2. Control de acceso al sistema mediante usuarios e identificación de claves de acceso (multiusuario).
3. Asignación de permisos mediante perfiles,  Roles de usuario.
4. Control de un número indeterminado de oficinas (multioficina).
5. Alto grado de parametrización y personalización.
6. Reportes numéricos con representaciones graficas a base de sistemas de medición y evaluación establecidos por la organización.
7. Evaluación de la información mediante reportes de una o varias oficinas, de uno o varios períodos del presupuesto; y, de uno o varios elementos (productos, indicadores, etc).
8. Todos los reportes son exportables a formato Excel y PDF
9. Permite exportar los gráficos a archivos tipo imagen de alta calidad y resolución.

IMPORTANCIA DEL USO DEL SISTEMA GECO

GeCO y el componente “Planeación financiera”, no es un sistema elaborado únicamente para cumplir con los requerimientos de los consejos y organismo de control; constituye – además – una herramienta fundamental de apoyo para las gerencias intermedias y gerencia general; sirve como base para la toma de decisiones, le permite ejecutar correctivos de manera ágil y oportunamente.

Este producto es parte de un conjunto de herramientas informáticas dirigidas a apoyar la toma de decisiones y fortalecer la posición estratégica de la organización, encaminándole a ocupar un sitio de liderazgo en la industria.